Si participas en nuestro stand aceptas las siguientes reglas:
1) Los autores son los responsables de llevar (o enviar) sus ejemplares y recoger los sobrantes al término de los eventos o ferias en las fechas y lugares que se definan en las respectivas convocatorias. Regularmente la recolección de sobrantes de la FIL Mty se programa un sábado posterior al cierre de la misma en la Casa de la Cultura de Nuevo León.
2) Los autores son los responsables del coste de transportación de sus ejemplares.
3) Los ejemplares sobrantes que no sean recolectados al término del plazo contratado, se conservarán máximo 30 días en las casas de los organizadores.
Es responsabilidad del autor contactarnos en ese plazo para convenir la fecha y hora en la que acudirá al lugar donde están resguardados para entregárselos. Si no lo hace antes de cumplir los treinta días se procederá a la donación o destrucción de los ejemplares. Favor de programar una alarma en su agenda.
Tras la FIL MTY, EICAM facilitará una lista de dónde están resguardados los ejemplares no recolectados, misma que se publicará en el grupo de Facebook.
4) Si un autor es foráneo y se le dificulta acudir a recogerlos:
a) Puede enviar a un conocido
b) Puede solicitar que se le envíen por paquetería a su lugar de origen. Para cubrir el gasto de esta se puede utilizar lo obtenido de sus ventas y, de no ser suficiente, se le solicitaría el depósito de la diferencia (se le presentará la cotización antes de enviárselos). Algunas paqueterías, entre ellas PMM, tienen el servicio de cobrar al destinatario de la caja, si la ciudad de destino queda cubierta por estas, se les presentará la alternativa y su respectivo costo.
c) Puede contratar el servicio de bodega, el cual resguarda los sobrantes de feria a feria, es decir, vence hasta el 1 de octubre del año siguiente a la contratación.
NOTA IMPORTANTE: si al vencimiento del plazo no se reinscribe, comienzan a contar los 30 días para que nos contacte, nos actualice su domicilio (en un año este pudo haber cambiado) y elija la manera en la que se les enviarán de vuelta a su ciudad. Si se vence el periodo de 30 días sin tener noticias del autor, se procederá a donar los ejemplares.
EICAM no puede comprometerse a contactar a cada uno. Por favor guarda en un lugar seguro nuestros datos de contacto y activa una alarma en tu agenda. Es responsabilidad de cada autor recolectar sus ejemplares.
5) No se reciben libros sin solicitud de inscripción ni pago, aunque ya los tengamos en bodega, por respeto a todos los que pagaron su espacio.
6) No se reciben libros una vez comenzada la feria, excepto resurtido. Suplicamos que si un autor se entera de que su imprenta no alcanzará a entregar un título a tiempo ¡nos notifique!, ya que el cupo es limitado y hay lista de espera de autores que no alcanzaron lugar. Si no nos avisa podría ser sancionado. Debemos tener al menos 1 ejemplar el día del montaje para reservar su espacio y considerar que sí nos llegó su título a tiempo. Lee nuestras Políticas de cancelaciones e incumplimiento de compromisos vigentes desde 2024.
7) No se entregan libros sobrantes antes de las 21:00 horas del domingo de clausura de la feria. La entrega de sobrantes el mismo día de la clausura será exclusivamente para aquellos foráneos que necesiten viajar y a los organizadores y autores del último turno de guardia que ayuden a contar.
8) Un autor no puede mover sus los libros de lugar. Debe haber un miembro del comité organizador que lo autorice. Esta autorización dependerá de que se abra un hueco en una repisa o mesa.
9) Los autores no pueden sustraer libros para obsequiarlos ni pedirnos a media jornada que se resten del inventario. Deben pagar por ellos. La cajera no tiene forma de actualizar inventario ni precio en la App de punto de venta.
10) Los ejemplares necesarios para sus presentaciones deben traerlos aparte de los del stand. En caso necesario de una salida TEMPORAL de un ejemplar para una entrevista, el autor debe dejar su INE en garantía y firmar.
11) Los resurtidos se deben firmar. Favor de no traer al stand más inventario del que cabe. Nunca debe haber más de 20/10 ejemplares de un título. Recuerda que la cantidad depende de qué tan gordito esté tu libro. Si tiene 200 páginas o menos, puede haber 20, si tiene 201 o más, puede haber 10.
12) Los ejemplares deben traer etiqueta del precio terminada en CERO y debe coincidir con lo registrado en el formulario (también los resurtidos). La etiqueta puede pegarse atrás, puede estar escrita a mano. Si olvidó el precio anotado y encontramos discrepancias, tomaremos en cuenta lo de la etiqueta. De preferencia, si cambió de opinión con respecto a un precio (u olvidó lo anotado en el formulario), avisarnos por correo para actualizar la base de datos, ya que la cajera no tiene manera de actualizar el sistema durante la jornada de la feria.
14) Paquetes y precios por compra en conjunto: se pueden, pero debe solicitarlo antes de la feria para que se pueda generar un paquete en el sistema.
15) Obsequios “en la compra de”: solo se puede un obsequio que no sea voluminoso y que se pueda guardar en la caja o que el propio autor traiga en su bolsa o mochila. Si vas a poner un letrero que avise que hay regalo, que cumpla con el tamaño máximo de sticker, tarjeta, separador o postal (que no tape a otros)
16) Ejemplares de obsequio o rifa: Los autores pueden proporcionar 1 a 3 ejemplares extras para ser colocados en un contenedor junto a la cajera. Estos se podrán obsequiar a quienes compren una cantidad mínima o a quienes saquen un papel de una tómbola, etc. También se puede elegir un sorteo entre los que posteen un # con una foto del stand. La dinámica puede variar, pero dichos ejemplares no se cuentan en el inventario general y no se pagan al autor.
17) Acompañar la entrega de ejemplares de una hoja en la que indique una relación de lo que nos está entregando: cantidad, título, precio de venta y datos de contacto. Si en la entrega incluye ejemplar para obsequio o rifa, especificarlo.
18) Los libros deben poder competir en calidad con los de una editorial, si a primera vista no parece libro (está engargolado, tiene un plástico feo, es un grupo de hojas grapadas como un folleto, etc), se puede negar la participación y se le devolverá el 50% de la inscripción.
19) Los autores son responsables por cualquier alegato de derechos de autor.
20) Los autores son responsables de la calidad y contenido de sus obras, EICAM no funge como filtro editorial, confiamos en que los libros sean revisados por correctores de estilo profesionales. Ayudemos a conservar y elevar la confianza de los lectores en las obras autopublicadas DEMOSTRANDO que tienen la misma calidad que las de editorial.
Nota: ya que en EICAM desconocemos el contenido del libro antes de recibirlo el día del montaje, confiamos en que este no incite al odio ni promueva la discriminación. Si resultara que algún lector u otro autor participante denuncia el contenido de algún título, este sería evaluado por un comité y retirado de la exhibición en caso necesario.
Libros con temática +18: DEBEN venir con plástico de imprenta y con algún logotipo que indique que son +18, ya sea integrado en el diseño o pegado tipo sticker, sobre todo si tu portada tiene alguna ilustración o foto que pueda ser explícita o lleve a lectores de otras edades a confundirse y pensar que es libro infantil.
21) EICAM solo pagará al autor los ejemplares anotados y cobrados en la App de punto de venta. Si hubiera una diferencia entre los ejemplares entregados, los sobrantes y los declarados como vendidos, significa que un paseante sustrajo dicho faltante sin pagar.
Lo anterior significa que EICAM no puede comprometerse a pagar por libros robados o dañados por paseantes, ni puede adjudicar la responsabilidad a la cajera ni a los voluntarios de guardia. Los autores participantes deben asumir el riesgo de que en ferias con tanta afluencia, incluso bajo el estricto cuidado de varios voluntarios de guardia, los paseantes han sustraído ejemplares sin pagar. Esto ha ocurrido incluso delante del propio autor.
22) EICAM anota los ejemplares vendidos con tarjeta de crédito y descuenta al autor la comisión del Clip, antes de sacar el cálculo de la comisión de venta que le corresponda al autor según si se anotó y cumplió sus guardias.
23) EICAM no cobra nunca al autor los descuentos de venta nocturna. EICAM paga al autor la cantidad estipulada en precio de venta (independientemente de si se vendió a precio regular o con descuento), menos la comisión del CLIP, menos la comisión de EICAM. El autor recibe un email con este reporte.
Descargo de responsabilidades:
Ser organizador de este grupo es un trabajo voluntario, no somos una empresa con fines de lucro ni una sociedad formal que cuente con un departamento de servicio a clientes dedicado a dar seguimiento a cada autor y a cada libro. Hacemos nuestro mejor esfuerzo para tener el grupo lo mejor organizado posible, pero no podemos comprometernos a contactar a cada uno para cada paso, excepto el email en el que adjuntamos un reporte de ventas y el respectivo comprobante de depósito el cual será enviado antes del 30 de octubre tras cada feria.
Para todo lo demás es el autor quien debe estar al pendiente:
- Si ya se anotó en guardias, ya está confirmado, no espere que alguien le avise, usted mismo puede revisar la agenda final.
- Si ya llenó su formulario, ya está inscrito, no espere que alguien le confirme que sí tiene que mandar sus ejemplares ni cuándo, ni cuántos. Todo viene por escrito en las bases.
- Si ya está en marcha la feria, comunique a sus compañeros cuando detecte que un título se está agotando o pregunte en el grupo de guardias si usted tiene la duda acerca de cuántos quedan del suyo. No espere que un organizador esté al pendiente todo el tiempo y lo contacte de inmediato, ya que el sistema de cobro/inventario no se actualiza en internet en vivo, sino hasta en las noches.
- Si se anotó en las guardias, cumpla su compromiso, todos dependemos de que sí acuda.
- Si ya se acabó la feria, vaya al grupo de Facebook o de Whatsapp, ahí se harán recordatorios generales y se publicarán listas de quién debe recolectar ejemplares sobrantes y de dónde quedaron resguardados. No espere a que alguien le avise. Es su responsabilidad preguntar sobre sus libros.
En resumidas cuentas, tome la iniciativa, apóyenos. No está contratando los servicios de una empresa que hará todo por usted, sino uniéndose a un grupo donde todos ayudan a todos; entre todos nos repartimos los costos de su renta y decoración, y entre todos lo gestionamos y compartimos el trabajo de cuidarlo (salvo el administrativo relacionado con las inscripciones y el ir a cada banco a pagar las ventas de cada quien).
Así que mis recomendaciones personales son:
1) anote las fechas importantes en su agenda
2) grabe en favoritos las páginas de nuestra convocatoria y la de guardias
3) active las notificaciones del grupo de Facebook y únase al grupo de Whats de las guardias
4) haga publicidad y comparta la de sus colegas
5) haga todo lo posible para que todos vendan así como todos haremos lo posible para que usted venda mucho más.
Un abrazo afectuoso.
Andrea Saga.
Coordinadora del stand.