Resumen:
Cómo te afecta si no traes a tiempo un título inscrito
Cuándo tienes derecho a reembolso por cancelación
Qué consecuencias hay si no cumples con una guardia o llegas tarde
Qué consecuencias y acciones correctivas hay si incumples con reglamentos de convivencia.
Por qué tomamos estas decisiones
Qué hacer si quieres cancelar

Antecedentes

Con la experiencia adquirida en más de 10 años de ferias, hemos constatado la dificultad de anticipar cuántos títulos cabrán en el espacio limitado de nuestro stand. Hacemos nuestros cálculos con base al promedio estándar de dimensiones de un libro, que típicamente oscila entre los catorce y quince centímetros de ancho, y entre veintiún y veintitrés de alto. No obstante, hemos encontrado numerosas excepciones: cuentos infantiles cuadrados, mini libros del tamaño de un cuarto de carta, manuales tamaño cuaderno profesional, libros de medida estándar, pero horizontales, etcétera.

Lo anterior nos lleva ante el problema del cálculo de cuántos títulos aceptar para el espacio de repisas y mesas, considerando que no podemos simplemente sumar el total de centímetros. En algunas repisas puede que sobren unos pocos centímetros, pero no los suficientes para un título más, mientras que hay otras donde, aunque haya el espacio suficiente para un título, no conviene poner un libro más, pues pertenece a otra categoría; por ejemplo, no podemos llenar el hueco en una repisa con novelas para adultos con un cuento infantil. Y no podemos tener todo un mueble de libros infantiles más un título que no cupo, pues cuando los niños vayan al librero, no lo verán ahí.

Cuando un autor llena el formulario de inscripción, ¿deberíamos preguntar este dato de la medida en centímetros? Y en todo caso, ¿en qué nos beneficia saberlo? No es lo mismo que el libro más grande sea para adultos que para niños. Tendríamos que preguntar ese dato también y preacomodar manualmente en un plano cuánto espacio tendremos ocupado de cada tema. No es posible hacer esto de manera automatizada, para empezar, porque solo podemos configurar en nuestro web un número total de lugares disponibles, no de centímetros. Eso en el supuesto de que todos usaran el carrito de compra para ir descontando sus títulos del total, cosa que no ocurre, pues muchos autores ya cuentan con nuestros datos de transferencia y nos pagan directo sin pasar por carrito de compra y por tanto no van bloqueando un espacio para sus títulos.

Sin embargo, todo el proceso de ir preacomodando los posibles títulos que recibiremos en un diagrama tentativo, antes de verlos en vivo, es muy laborioso e inútil si a la mera hora el autor simplemente olvidó que se había inscrito y no nos manda los libros, se le complicó llevarlos, no se los tuvieron a tiempo en la imprenta, etcétera. La mayoría lo hacen sin cancelar ni ser conscientes de que el espacio asignado a los libros que no llegaron es uno que pudo haber usado otro autor que se quedó sin lugar al haber llenado el cupo.

No podemos tampoco sobrevender un porcentaje de espacio, como en los aviones, porque si por casualidad ninguno fallara, en verdad no habría lugar para esos títulos extras.

Todas las reflexiones anteriores nos llevan a la necesidad de transmitir a todos los inscritos la importancia de que si un autor se inscribe, cumpla. Y quien no lo haga, será penalizado.

Por otra parte, el inclumplimiento en guardias sin conseguir reemplazos, el descuido de los libros por atender entrevistadores y otras faltas de responsabilidad (o al reglamento) deberían tener consecuencias.

Acuerdos vigentes a partir de 2024

1) Cancelación con derecho al 100% reembolso

Debe ocurrir antes de que termine el periodo de inscripciones. Requiere un aviso por escrito por mail.

2) Cancelación con derecho al 50% de reembolso

Si el autor cancela terminado el periodo de inscripciones, pero 5 días antes del inicio de la feria, recibirá un 50% de reembolso. Requiere un aviso por escrito por mail.

3) No llevar un título por el que se inscribió y pagó, pero no canceló antes de la fecha máxima ni avisó.

Se escucharán los motivos del autor. En comité, se decidirá sobre la gravedad de su falta, pudiendo hacerse acreedor desde una llamada de atención hasta que en la siguiente edición su título se coloque en la repisa en la que nadie quiere estar. Y para reincidencias, podría considerarse vetarlo de participar durante una feria.

Nota: Para los casos de cancelaciones números dos y tres se dispondrá de una lista de espera y se llamará a los autores anotados (llenan su formulario como si se hubieran inscrito, pero sin pagar) en el orden en el que se recibieron sus solicitudes de inscripción hasta llenar los huecos dejados por los incumplidos.

Por cierto, no se reciben ejemplares una vez comenzada la feria (excepto resurtido), por lo que si al término del día del montaje un libro inscrito no está presente, se considerará como el caso número tres y se procederá a llamar a los autores de la lista de espera para ocupar el hueco dejado por el autor incumplido.

4) No presentarse a guardias sin avisar ni conseguir reemplazo

Se escucharán los motivos del autor, se evaluarán en comité. El autor pierde en automático el derecho al descuento de comisiones. En los casos de reincidencias se puede aumentar la comisión (en vez de un 20%, un 30%), o se negará al autor el derecho de que se anote en guardias.

4.1 Retardos por tráfico (sin avisar o avisando)

El aviso durante el traslado a la feria en la mayoría de los casos no nos permite conseguir reemplazo.
La primera vez se le llama la atención, pero la hora ya no va a contar y al descompletar las 8 requeridas para el descuento, el pierde el derecho al 10%.
¿Hay formas de compensar esto?
Si el autor que tuvo un retardo puede cubrir a otro (aunque sea en fin de semana), le respetaremos el descuento de comisiones como si hubiera cumplido sus horas en tiempo y forma. Si no se presenta ninguna oportunidad de compensar su retardo, dependiendo de la gravedad del retraso (por ejemplo no es lo mismo si llegó en el minuto 16, que en el minuto 40; o si llegó tarde cuando casi no hay afluencia que cuando hay un gentío y su presencia es indispensable), se discutirá en comité si el autor pierde el derecho al descuento, se hace una excepción o se le puede conceder un descuento intermedio del 15%. Se le comunicará al autor la decisión del comité y será inapelable.

5) Guardias abandonadas por ir a entrevistas sin conseguir reemplazo

La primera vez, el autor pierde en automático el derecho al descuento de comisiones. En la primera reincidencia se aumenta la comisión (en vez de un 20%, un 30%); en la segunda, se negará al autor que se anote en guardias.

6) Distracciones graves por charlas, fotografías, firmas, etc.

Si se denuncia a un autor (debe haber al menos tres denunciantes y al menos uno debe contar con evidencia en video), se le llamará la atención la primera vez, las acciones para reincidencias se decidirán en comité. Por ejemplo, el autor no podrá anotarse en las guardias de fin de semana. En comité, se decidirá qué puede considerarse grave y qué se considera aceptable (puede ser por la cantidad de tiempo en el que ocurrió, porque sucede un robo justo en ese momento de su distracción, etc.)

7) Violaciones menores a los reglamentos

Mover libros de lugar, poner letreros que superen las medidas establecidas o tapen a otros libros, etc, tienen repercusiones en la convivencia entre autores. Ver aquí el reglamento donde se especifican las sanciones que pueden ir desde una llamada de atención hasta la prohibición de que ese autor participe en guardias

Si un autor se inscribe, significa que está de acuerdo con nuestras reglas de convivencia.

8) Situaciones no previstas

Se discutirán en el comité. La decisión será inapelable.

Conclusiones

Los acuerdos aquí descritos tienen el objetivo de contar con una operación sin incidentes y guardias comprometidos en los que todos podamos depositar nuestra confianza.

Así mismo, resuelve el problema de tener huecos en la exhibición y autores reclamando que sí teníamos espacio.

En las bases habrá un enlace a este documento. Es responsabilidad del autor leerlo.

La inscripción a nuestro stand implica que has leído y aceptado en su totalidad las bases, reglamentos, políticas de recepción de ejemplares y las de cancelación e incumplimiento de compromisos.

Por cierto, si tu libro es más grande que el promedio o es de formato horizontal, no podemos garantizar que podemos exhibirlo de manera horizontal. Damos prioridad a que quepan todos los libros de un mismo tema en una misma estantería o en su defecto con temas afines. Si tu libro es el único de un tema se pondrá en la repisa de “varios”.

¿Qué hacer si quieres cancelar?

Si cancelarás tu participación en la feria (puede ser parcial o total), escribe un correo a inscripciones@eicam.com.mx
Si cancelarás tu participación en una guardia, comunícate en el grupo de Whatsapp de guardias.