Reglamento de convivencia, publicidad y guardias

Aquí encontrarás un resumen de las políticas y reglamentos que año con año publicamos en cada convocatoria.

Convivencia en el stand

Acomodo:
EICAM acomodará los libros por categorías, procurando darles visibilidad a todos.
El autor no puede mover su libro a otra categoría, mesa o estante para “ganar” visibilidad (todo movimiento requiere permiso).
El autor no puede pagar más por un mejor jugar o por tener más lugares para un mismo título.
En nuestro stand las novelas, sobre todo las juveniles, van en la mesa, ya que por experiencia son el gancho ideal para que un lector se acerque, mientras que los libros de temas generales, poesía y relatos, van en estantes, aprovechando que las novelas ya cumplieron su función de atraer personas al interior del stand. Si no cupieran todas las novelas en la mesa, daremos preferencia a las nuevas, las juveniles, las de portada más atractiva (en ese orden), por lo que una novela que ha participado varios años podría colocarse en el estante de novelas de adultos.
Cada título en un espacio:
Cobramos por título, no por espacios (frentes) para un mismo título.
La excepción es si un título tiene dos formatos (por ejemplo pasta dura y pasta blanda). En ese caso preferimos que el autor nos pague un solo título y apilamos ambos formatos en el mismo espacio. Pero ya que en realidad tienen distinto código y distinto precio, el autor podría pagar 2 títulos (el autor decide).
Títulos en más de un espacio: si sobró espacio en la repisa (por alguna cancelación, porque no hubo suficientes títulos de la misma categoría o un título se agotó durante la feria y ya no se resurtió), los organizadores podemos poner un título repetido en más de un espacio y no se cobrará un espacio extra al autor. Preferimos evitar esto, ya que deja en evidencia que no reunimos suficientes títulos distintos para llenar las estanterías. Los pondremos en distinta repisa para disimular que están repetidos. Elegiremos aleatoriamente los títulos a repetir.
Si sobra un espacio en la mesa, los organizadores podemos poner temporalmente un título de la repisa y podremos rotarlos.
¿Por qué no vendemos más de un espacio para un título? Porque la variedad de títulos es lo que atrae más público. Acaparar espacios, lejos de destacar un título, restará la posibilidad de variedad y por tanto de que el público se acerque al stand. Repetir un título al lado de otro enfatiza que no tenemos suficientes y es lo que queremos evitar.
Orden y limpieza:
Bolsas y mochilas bajo las mesas.
No dejar vasos ni botellas en lugares visibles.
No sustraer libros de los estantes para mayor control (no se manipula el inventario para restar un ejemplar si el autor lo quiere obsequiar, sino que el autor debe pagarlo; para sustracción temporal, debe dejar su INE y anotarse.
Letreros especiales: (QR, aviso de horario de firmas, de guardia o de participación en punto-e)
Que sea tamaño tarjeta de presentación, ubicar sobre tu libro o de ladito entre título y título y sin tapar a los demás. Puede ser un sticker sobre el libro.
Acrílicos porta libros. En las mesas podrían ubicarse en la fila de atrás (cuando la mesa solo tiene un frente) o en la de en medio (cuando el visitante puede rodear la mesa). De preferencia no cambiar el acrílico de libro, sobre todo si al hacerlo taparás la visibilidad de otro.

Guardias

Guardias exclusivas para inscritos al stand (se permite que el inscrito sea cubierto por un familiar o persona de su confianza que acuda en su representación, siempre y cuando el inscrito avise y la persona cumpla las mismas reglas que todos los demás, incluida la puntualidad).
Participar es voluntario, pero si te anotas adquieres el compromiso de llegar a tiempo, no cancelar y en caso de fuerza mayor avisar y conseguir un reemplazo, ya sea con alguien de tu confianza o pidiendo apoyo o intercambio de guardia en el grupo de Whatsapp.
15 minutos de tolerancia por tráfico. ¡Avisar! Considera que estacionarse en Cintermex es una odisea y toma las precauciones pertinentes. No pierdas tu descuento por no considerar este punto.
Prohibido abandonar tu guardia para ir a una entrevista. A partir de 2024 tiene consecuencias. Ver políticas.
Si te quieren entrevistar durante tu guardia dentro del área del stand, asegúrate de que no haya mucha afluencia, que no obstaculicen el tránsito hacia el stand y/o que otra persona puede cubrirte, pero lo ideal sería que dijeras a la persona que quiere entrevistarte, que lo haga al término de tu turno.
No llegar y no avisar ni conseguir reemplazo a partir de 2024 tiene consecuencias. Ver políticas.
Las personas de guardia pueden estar cerca de sus títulos para promoverlos cuando sea posible, pero al menos dos, de los tres, guardias de cada turno deben estar en las esquinas del stand. Por tanto, hay que tener empatía e intercambiar lugares con los otros voluntarios para que todos tengan la misma oportunidad.
Los guardias se ubican donde no impidan el tránsito hacia el stand o donde puedan ver quién toma libros.
Si los paseantes buscan un tipo de libro distinto al tuyo, indícales dónde encontrarlos, no dejes ir a un paseante si intentar que consideren las opciones de autores independientes.
A los paseantes les gustan los libros firmados y les encanta que un autor sea quien les hable, puedes atrerlos al stand diciendo que tú eres autor y de qué se trata tu libro.
Si no estás de guardia NO puedes permanecer dentro de los límites del stand para facilitar el acceso a los paseantes y no entorpecer la visibilidad de los libros de tus compañeros.
FIRMA DE LIBROS durante tu guardia. Sí puedes firmar libros ocasionalmente, pero no descuides tu puesto. Mantente alerta a lo que ocurre a tu alrededor. Las distracciones han ocasionado robos. No permitas que la persona a la que le firmas se quede a medio stand obstaculizando el paso de otros. Oríllate o ubícate donde no estorbes y pide amablemente a tu lector que haga lo mismo.
Tu labor principal es promover y cuidar los libros de los participantes sin distinción, NO SOLO LOS PROPIOS.
No permitas que se formen grupitos que vienen a saludarte y tomarse fotos, y en caso de que no puedas evitarlo, despacha a tus conocidos tan pronto como sea posible, las distracciones han ocasionado robos.
Vigila a las parejas, la persona de adelante toma 2 libros iguales, la de atrás lleva una mochila abierta y deja caer uno. Tú ves que la persona de adelante devuelve el libro a su lugar y no sospechas que ya robó otro igual.
Vigila a las personas que toman libros de las mesas para “rodear la mesa y dirigirse a pagar”. A veces nunca llegan. Es preferible que tú mismo les pidas amablemente que pasen a pagar, tomas el libro y lo pones en la caja, así la persona rodea y paga para que se lo entreguen.
Las personas de guardia se deben reportar con la cajera al llegar y al retirarse y firmar en cada caso o no cuenta su asistencia.
Máximo 8 horas de guardia (a menos de que una hora nadie la quiera ni se apunte voluntario, ahí sí se permite una extra).
Descuento de comisión por ser voluntario de guardia válido cuando apoyas 8 horas, 4 de las cuales DEBEN ser de lunes a viernes.
La cajera no tiene la obligación de checar si te quedaste horas o minutos extras para “compensar” una llegada tarde.
Si no estabas anotado y te quedaste más tiempo, pero no hay vacantes, no cuenta (por cierto, si haces esto, quédate fuera del área del stand).
Cubrir una vacante de emergencia (te presentas voluntario o los organizadores te piden que te quedes a cubrir una hora porque alguien no avisó y no llegó), sí cuenta para tu descuento. Incluso si esa vacante es en fin de semana y tú necesitabas una hora extra entre semana para completar las tuyas.
¿Qué es una vacante de emergencia? Una causa de fuerza mayor. Ejemplo: choque durante el traslado, con el agravante de que por algún motivo es imposible comunicarse de inmediato.
Si no alcanzaste lugar para tus ocho horas porque la lista se llenó, puedes contactar a los organizadores y ofrecerte como reemplazo de emergencia.
Si tienes alguna queja contra un autor voluntario porque sientes que se distrae demasiado tiempo o no cumple los reglamentos, puedes comentarlo en privado a los organizadores. Si hay al menos tres quejosos, el imputado puede ser acreedor a una sanción, desde una llamada de atención hasta que se le prohiba anotarse en días muy concurridos. Puedes grabar evidencia en video.
EICAM se reserva el derecho de aceptar o negar el lugar a un escritor ya sea por incumplimiento de reglas en una edición anterior de la feria, quejas por parte de otros escritores o clientes, etc. La decisión será tomada por un comité de ética y será inapelable.

Reglas para nuestros otros eventos

Día del autor independiente

No se puede vender en ese espacio, es para firmar libros.
Es gratuito para participantes del stand, pero tiene costo para externos.
Se puede decorar tu espacio.
El que llega primero gana el mejor lugar.
Hay que compartir mesa, no seas abusivo. Son 3 participantes por mesa.
Lleva tu ejemplar de muestra de tu casa.
El cupo es limitado. Los que alcanzaron lugar serán publicados en el Grupo de Facebook.
Invita a tus conocidos, haz publicidad.

Día del Networking

Los proveedores de servicios editoriales pagan por su espacio. Si el mero día no acuden y no avisan, se les vetará el siguiente año.
Se puede decorar su espacio.
Pueden llevar muestras, volantes, tarjetas, computadora con presentación.
Los visitantes tienen acceso gratuito y no se les puede cobrar por las asesorías ni las cotizaciones.
4 a 5 participantes por mesa. Hay que ser compartido.
El que llega primero gana el mejor lugar.
Si eres autor, aquí encontrarás proveedores de edición, corrección, ilustración, impresión, diseño de portadas, etc. para que tengas más opciones y cotizaciones.

Punto-e

No se puede vender en este espacio, pero sí rifar, obsequiar, hacer dinámicas de preguntas, etc.
Es gratuito para participantes del stand, pero tiene costo para externos.
No necesitas presentador.
Llega 10 minutos antes para que ubiques el lugar.
Lleva un ejemplar de tu casa.
Invita a tus conocidos, haz publicidad.
Para participar hay que postularse enviando un CV literario (no laboral) y una muestra de tu escritura, por ejemplo un poema, cuento, capítulo o relato (cualquiera de estos). La sinopsis o portada de tu libro no cuenta como muestra de tu escritura. La carta o mail donde nos solicitas participar, tampoco cuenta como muestra de escritura.
Los seleccionados serán contactados para agendar fecha y hora. El cupo es limitado.

Venta nocturna

Eicam hará descuento al público de 10, 20, 30, 40 o 50 pesos, dependiendo del precio de venta de tu libro.
Será el grupo EICAM el que ganará menos comisiones durante las horas de la venta nocturna. Los autores no se verán afectados. Quien paga el 20% no pagará más debido al descuento. Quien paga el 10% no pagará más debido al descuento.

¿Qué ocurre si incumples las reglas aquí descritas?

Aquí están las faltas más comunes que los autores han cometido en ediciones anteriores y sus consecuencias (anotación agregada el 6 de octubre de 2024):

Mover libros de lugar: se llamará la atención del participante la primera vez. Todo movimiento de títulos requiere permiso (somos comprensivos, puede ser que cometimos un error y no ubicamos un título en la categoría correcta o que hay otro participante tapándolo). Los organizadores podemos rotar libros de vez en cuando; los autores solo con previo permiso de un organizador.

Poner letreros que superen las medidas establecidas o tapen a otros libros: se removerá el letrero y se llamará la atención la primera vez. Los letreros tienen medidas máximas (tarjeta de presentación, separador o postal) y lugares permitidos (sobre tu libro, sin tapar a otros). Mejor usa un sticker.

Poner bolsas o vasos fuera de los lugares permitidos: se moverá el objeto a un lugar poco visible (bajo la mesa), se llamará la atención del participante.

Traer ejemplares de más: se les pedirá que los retiren. Pueden guardarlos en sus cajuelas, listos para resurtir. No tenemos tanto espacio para resguardar ejemplares de más.

Un autor (o su familiar) que no está de guardia está dentro de los límites del stand ofreciendo su libro: somos flexibles, puede acercarse ocasionalmente, deseamos que venda; pero si detectamos que obstaculiza por más tiempo del razonable el tránsito de la gente hacia el stand o que obstruye la visibilidad de otros títulos, se llamará la atención la primera vez. Aquí dependerá también del criterio de los organizadores y de la cantidad de afluencia en la feria cuando esto ocurre. Si hay poca gente, puede que incluso no se le diga nada a la persona, pero si es un momento con mucha gente, tendremos que solicitarle amablemente que se retire un poco o que a la próxima se anote en las guardias.

Un autor intercambia el acrílico a su libro y al hacerlo tapa a otros. Moveremos el acrílico a donde no se tape a nadie o eliminaremos por completo los acrílicos de todos los libros, para que nadie tape a nadie (los dejaremos solamente en los libros de las repisas).

Llegar más de 15 minutos tarde a tu guardia: tu hora no contará y podrías perder el derecho al descuento si al hacerlo descompletas el requisito de 8 horas. Ver más detalle en las políticas de incumplimiento aquí.

No presentarte a tu guardia sin conseguir reemplazo. Ver las políticas de incumplimiento aquí

Distracciones graves por charlas, fotografías, firmas, etc. Si se denuncia a un autor (debe haber al menos tres denunciantes y al menos uno debe contar con evidencia en video), se le llamará la atención la primera vez, las acciones para reincidencias se decidirán en comité. Por ejemplo, el autor no podrá anotarse en las guardias de fin de semana. En comité, se decidirá qué puede considerarse grave y qué se considera aceptable (puede ser por la cantidad de tiempo en el que ocurrió, porque sucede un robo justo en ese momento de su distracción, etc.)

En reincidencias se decidirán en comité las acciones correctivas.

En caso de faltas al respeto hacia los organizadores por inconformidad con los puntos anteriores, ya sea por el propio autor o sus familiares, se discutirá en comité si el autor pierde el derecho a anotarse en guardias o a vender en el stand (banneo por un año).

Si un autor se inscribe, significa que está de acuerdo con nuestras reglas de convivencia.

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